Comment intégrer des documents à la collection ?
Le catalogage consiste à décrire un document, à la fois dans ses aspects physiques et son contenu intellectuel.
Cette description constitue une notice qui sera intégrée à un catalogue.
Pour débuter, quelques définitions : catalogage, indexation, plan de classement ?
La notice doit comprendre tous les éléments nécessaires permettant de retrouver le document grâce à une recherche par différents points d'accès (auteur, sujet, genre etc.). Elle doit aussi intégrer les éléments permettant de se faire une idée du document dont il s'agit et d'avoir sa référence précise grâce à des éléments comme l'ISBN, l'éditeur, la collection, le nombre de pages, les illustrations éventuelles. Elle permet également d'indiquer où le document se trouve physiquement dans la bibliothèque grâce à sa cote.
Le catalogage crée des liaisons entre un exemplaire (physique ou numérique) et sa notice bibliographique au sein de votre SIGB (c'est-à-dire le logiciel qui gère votre collection).
Le catalogage implique plusieurs prérequis :
- un format standard de notices avec un langage, en l’occurrence le RDA*-FR (*Recherche : description et accès) ;
- des notices rédigées dans ce langage ;
- un fournisseur de notices (qui peut être la Médiathèque départementale de la Loire lorsque nous vous prêtons des documents) ;
- un catalogue qui intègre ces notices : le logiciel de votre bibliothèque ;
- un plan de classement qui permet d’indexer les notices.
Focus : la transition bibliographique
L’objectif de la transition est de permettre l’interaction du contenu des catalogues des bibliothèques publiques avec Internet.
Un habitant recherchant Le Désert des Tartares de Dino Buzzati trouvera dans les réponses l’exemplaire de la bibliothèque la plus proche de lui.
La transition bibliographique a été amorcée en France en 2015 à l’initiative de la BNF et de l’Agence Bibliographique de l’Enseignement Supérieur.
Pour permettre l’accès aux contenus des notices, l’architecture de la notice distingue les éléments suivants :
Les étapes du catalogage pour les documents physiques
Étape 1
À la réception de votre commande, vous établissez le service fait pour la facturation. Si la commande n’a pas été réglée en librairie, vous devez payer au plus tard 30 jours après réception.
Étape 2
Vous constituez une liste des ISBN des notices à récupérer et vous importez les notices dans votre logiciel. Un réglage de cet import peut être fait en échangeant avec les prestataires fournissant les notices et/ou dans le logiciel :
- option 1 - livre avec MOCCAM, solution gratuite : votre SIGB permet de créer un panier d’ISBN et d’importer les notices ;
- option 2 - CD ou DVD : votre fournisseur produit et fournit les notices ;
- option 3 - livre ou CD : vous souscrivez à une base de données payante (Electre ou ORB) ;
- option 4 - objets sans notice : vous créez une notice (n'hésitez pas à contacter votre référent si vous avez besoin de conseils en ce sens).
Étape 3
Vous modifiez des éléments de la notice, en précisant notamment la cote du document.
La MDL vous déconseille fortement de modifier les autres éléments de la notice. C’est une opération chronophage qui a pour principal effet de dégrader la lisibilité de votre catalogue.
Focus : le plan de classement
Le plan de classement est l’organisation intellectuelle de la collection d’une bibliothèque ; il se traduit par la cote physique apposée au document. Il répond à la question : comment regroupons-nous les documents ?
Il existe plusieurs systèmes de classification, le plus connu étant la Dewey. La MDL propose un plan de classement simplifié pour toutes les bibliothèques ligériennes.
Le plan de classement facilite l’implantation physique de la collection. L’objectif de cette mise en espace est de favoriser l’autonomie de l’utilisateur de la bibliothèque.
Vous pouvez télécharger ce document en cliquant ici.
Focus : les thésaurus
Les thésaurus sont des listes contrôlées de mots. Il peut s’agir de liste d’auteurs ou de sujets par exemple.
Ils permettent d’assister la recherche. Il est essentiel qu'il y ait une occurence déterminée pour un auteur ou pour un sujet : ceci permet, dans le cadre d'une recherche, de choisir le terme souhaité dans une liste.
L’enjeu est de s’assurer de la cohérence de la liste, ce qui peut demander beaucoup de travail. Si on décide de créer une liste de sujets et de définir par exemple que tous les albums traitant de la séparation ont le mot sujet « séparation », on ne peut pas avoir à côté « séparations » ou « divorce ». Il faut se mettre d’accord sur un terme, et un seul, et sur la façon de l’écrire.
Il convient donc de :
- créer une liste partagée avec toute l’équipe : tout le monde se met d’accord sur les termes à utiliser. Chaque terme ajouté (ainsi que le sens et le contexte dans lesquels il est utilisé) doit être validé collégialement. Cette liste doit être pérenne.
- ou d'utiliser une liste existante, par exemple le Rameau de la BNF. On peut importer les notices sujets et rechercher les mots sur le catalogue général. Nous conseillons plutôt cette solution, même si elle peut apparaître plus complexe à première vue.
Pour éviter les créations de termes doublon, nous vous conseillons de confier la création des termes, appelés également « autorités », à une personne en charge de la gestion du catalogue.
Étape 4
Vous imprimez les cotes des documents et procédez à leur équipement.
Focus : l’équipement de collections physiques
La MDL, à l’instar d’un mouvement impulsé par la bibliothèque de La Canopée (Objectif zéro Plastique – La fabrique à idées), réduit la couverture plastique de ses ouvrages. Sur les documents suivants, seuls cotes et code-barres sont collés et protégés : CD, DVD, documentaires et BD à couvertures rigides.
Étape 5
Les documents sont mis à disposition de vos publics. Il ne reste plus qu’à les valoriser !